1. Kế toán kho là gì?
Kế toán kho là một trong những vị trí kế toán viên từng phần hành thao tác tại kho chứa sản phẩm & hàng hóa, nguyên vật liệu trong những doanh nghiệp. Kế toán kho là người chịu nghĩa vụ và trách nhiệm chính trong việc lập hóa đơn chứng từ và theo dõi chi tiết cụ thể sản phẩm & hàng hóa trong kho, gồm có cả tình hình hàng nhập – xuất – tồn ; so sánh những hóa đơn, chứng từ sổ sách với số liệu trong thực tiễn do Thủ kho trình lên, giúp hạn chế tối đa những rủi ro đáng tiếc, thất thoát cho doanh nghiệp .
2. Chi tiết nghiệp vụ kế toán kho
– Khi có phát sinh, nghiệp vụ kế toán kho là phải lập đầy đủ và kịp thời các chứng từ như: Nhập, xuất hàng hóa, vật tư…
Bạn đang đọc: Chi tiết các nghiệp vụ kế toán kho cần nắm vững
- Lập phiếu nhập kho ( kèm chứng từ đầu vào : Hợp đồng, hóa đơn GTGT, Invoice, Packing List, Phiếu Xuất kho kiêm luân chuyển nội bộ, …
- Lập phiếu xuất kho ( kèm chứng từ đầu ra : Phiếu nhu yếu xuất vật tư, Phiếu Xuất kho kiêm luân chuyển nội bộ, hóa GTGT, … )
– Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, chứng từ trước khi triển khai Nhập / Xuất kho .
– Kế toán kho chịu nghĩa vụ và trách nhiệm hạch toán lệch giá, giá vốn, nợ công .
– Theo dõi nợ công nhập xuất vật tư, lập biên bản xác định công nợ theo định kỳ .
– Nghiệp vụ kế toán kho là tính giá nhập xuất vật tư hàng nhập khẩu, lập phiếu nhập xuất và chuyển cho bộ phận tương quan .
– Kế toán kho kiểm tra những hóa đơn nhập hàng từ đơn vị sản xuất, giải quyết và xử lý tổng thể những trường hợp thiếu vắng vật tư, sản phẩm & hàng hóa .
– Phối hợp với thủ kho làm những thủ tục trong việc xuất sản phẩm & hàng hóa cho người mua .
– Theo dõi lượng nhập, xuất, tồn vật tư ở toàn bộ những khâu, những bộ phận trong mạng lưới hệ thống SX, kịp thời yêu cầu việc lập kế hoạch dự trữ vật tư vv …
– Thường xuyên kiểm tra và giám sát việc ghi chép vào thẻ kho của thủ kho, hàng hoá vật tư trong kho phải được sắp xếp hài hòa và hợp lý, kiểm tra thủ kho có tuân thủ những pháp luật của công ty. Đối chiếu số liệu nhập xuất của thủ kho và kế toán .
– Kế toán kho tham gia kiểm đếm số lượng hàng nhập xuất kho cùng thủ kho, nếu hàng nhập xuất có giá trị lớn .
– Tham gia công tác làm việc kiểm kê định kỳ ( hoặc đột xuất ), so sánh số liệu nhập xuất của thủ kho và kế toán. Chịu nghĩa vụ và trách nhiệm lập biên bản kiểm kê .
– Lập báo cáo giải trình tồn dư, báo cáo giải trình hàng hóa nhập xuất tồn
– Kế toán kho yên cầu phải có sự hiểu biết nhất định về vật tư sản phẩm & hàng hóa trong kho, nhất là những vật tư có nhiều chủng loại, quy cách mẫu mã khác nhau, vật tư là hóa chất dễ cháy nổ, dễ hư hỏng v.v …
3. Các chứng từ và sổ sách kế toán nhập xuất hàng tồn kho
Theo chính sách chứng từ kế toán kế toán cụ thể hàng tồn dư gồm có :
– Phiếu nhập kho ( Mẫu số 01 – VT )
– Phiếu xuất kho ( Mẫu số 02 – VT )
– Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ dụng cụ, thành phẩm, sản phẩm & hàng hóa ( Mẫu số 03 – VT )
– Phiếu xuất kho kiêm luân chuyển nội bộ ( 03 PXK – 3LL )
– Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý ( 04 HDL-3LL )
– Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ ( Mẫu số 04 – VT )
– Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, loại sản phẩm, sản phẩm & hàng hóa … ( Mẫu số 05 – VT )
– Bảng kê mua hàng ( Mẫu số 06 – VT )
– Bảng phân chia nguyên vật liệu, vật tư, công cụ, dụng cụ ( Mẫu số 07 – VT )
– Bảng kê thu mua sản phẩm & hàng hóa mua vào không có hóa đơn ( 04 / GTGT )
………………
Ngoài những chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo lao lý của Nhà nước Các doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng thêm chứng từ kế toán tuỳ thuộc vào đặc thù, tình hình đơn cử của từng doanh nghiệp thuộc những lính vực hoạt động giải trí, thành phần kinh tế tài chính …
Đối với những chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải lập kịp thời, rất đầy đủ đúng pháp luật về mẫu biểu, nội dung, giải pháp lập, người lập chứng từ phải chịu nghĩa vụ và trách nhiệm về tính hài hòa và hợp lý, hợp pháp của những chứng từ về những nhiệm vụ kinh tế tài chính – kinh tế tài chính phát sinh .
Mọi chứng từ kế toán vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm & hàng hóa, thành phẩm .. phải được tổ chức triển khai luân chuyển theo trình từ thời hạn hài hòa và hợp lý, do kế toán trưởng pháp luật ship hàng cho việc phản ánh, ghi chép và tổng hợp số liệu kịp thời của những bộ phận cá thể có tương quan .
Sổ ( thẻ ) kho được sử dụng để theo dõi số lượng nhập – xuất – tồn dư của từng thứ hàng tồn dư theo từng kho. Thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi những tài liệu : Tên, thương hiệu, quy cách, đơn vị chức năng tính, mã số hàng tồn dư … Sau đó giao cho thủ kho để hạch toán nhiệm vụ ở kho, không phân biệt kế toán cụ thể vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm & hàng hóa, thành phẩm theo chiêu thức nào .
Các sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết cụ thể hàng tồn dư, sổ so sánh luân chuyển, sổ số dư được sử dụng để hạch toán tình hình nhập – xuất – tồn dư về mặt giá trị hoặc cả mặt giá trị và hiện vật tùy thuộc chiêu thức kế toán cụ thể vận dụng trong doanh nghiệp .
Ngoài những sổ kế toán chi tiết cụ thể trên còn hoàn toàn có thể mở bảng kê nhập, bảng kê xuất, bảng kê luỹ kế tổng hợp – nhập – xuất – tồn dư vật tư công cụ, dụng cụ, sản phẩm & hàng hóa, thành phẩm Giao hàng cho việc ghi sổ được đơn thuần, nhanh gọn, kịp thời .
4. Những phương pháp kế toán chi tiết hàng tồn kho
Doanh nghiệp hoàn toàn có thể lựa chọn 1 trong 3 giải pháp sau :
4.1 Phương pháp thẻ song song
Việc kế toán cụ thể được tổ chức triển khai tại kho và phòng kế toán .
Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép việc nhập xuất tồn theo số lượng. Mỗi thẻ kho dùng cho một thứ vật liệu, hàng hóa, thành phẩm, công cụ dụng cụ cùng nhãn hiệu quy cách ở cùng một kho. Phòng kế toán lập thẻ kho ghi các chỉ tiêu : tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số hàng tồn kho, sau đó giao cho thủ kho sao chép hàng ngày.
Hàng ngày khi nhận được những chứng từ kế toán về nhập, xuất, thủ kho kiểm tra tính hợp pháp, hài hòa và hợp lý của chứng từ cho nhập xuất kho rồi ghi số lượng thực tiễn của hàng tồn dư nhập xuất vào chứng từ sau đó sắp xếp, chứng từ theo từng loại riêng không liên quan gì đến nhau đồng thời địa thế căn cứ vào những chứng từ này thủ kho ghi số lượng hàng tồn dư nhập xuất vào thẻ kho, mỗi chứng từ ghi một dòng, mỗi ngày thủ kho ghi số tồn dư và ghi vào thẻ kho. Sau khi ghi vào thẻ kho xong, thủ kho sắp xếp lại chứng từ và lập phiếu giao nhận chứng từ rồi chuyển những chứng từ đó cho nhân viên cấp dưới kế toán. Khi giao nhận phải ký vào phiếu giao nhận chứng từ để làm cơ sở xác lập nghĩa vụ và trách nhiệm .
Tại phòng kế toán : Kế toán sử dụng thẻ hay sổ chi tiết cụ thể vật tư, sản phẩm & hàng hóa, thành phẩm, công cụ dụng cụ để ghi chép cả số lượng lẫn giá trị của hàng tồn dư nhập xuất tồn. Thẻ hoặc sổ kế toán cụ thể được mở tương ứng với thẻ kho cho từng thứ hàng tồn dư và cho từng kho. Định kỳ nhân viên cấp dưới kế toán xuống kho nhận chứng từ và kiểm tra việc ghi chép của thủ kho, sau đó ký nhận vào phiếu giao nhận chứng từ. Khi nhận được chứng từ kế toán viên phải kiểm tra lai đặc thù hài hòa và hợp lý hợp lệ của chứng từ, ghi số tiền vào chứng từ, phân loại chứng từ sau đó ghi số lượng nhập xuất lẫn giá trị vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết cụ thể và tính ra giá trị và số lượng tồn .
Cuối tháng sau khi đã ghi chép những nhiệm vụ kinh tế tài chính phát sinh xong, kế toán thực thi tính ra tổng số nhập, xuất và từ đó tính ra số tồn về cả số lượng lẫn giá trị. Số lượng hàng tồn dư ở sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết cụ thể được dùng để so sánh với thẻ kho của từng thứ hàng tồn dư và so sánh với số liệu kiểm kê thực tiễn. Trong trường hợp có chênh lệch thì phải kiểm tra xác định và thực thi kiểm soát và điều chỉnh theo chính sách lao lý. Trên cơ sở số liệu tổng hợp của những sổ chi tiết cụ thể kế toán sẽ lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn dư vật tư, sản phẩm & hàng hóa, thành phẩm, công cụ dụng cụ .
Ưu điểm: Dễ làm, dễ ghi chép, dễ kiểm tra đối chiếu.
Nhược điểm: Công việc ghi chép nhiều trùng lắp giữa phòng kế toán và kho.
4.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Phương pháp này được thiết kế xây dựng trên cơ sở nâng cấp cải tiến giải pháp thẻ song song .
Tại kho : Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép, số lượng hàng tồn dư nhập xuất tồn giống như chiêu thức thẻ song song .
Tại phòng kế toán : Kế toán sử dụng “ sổ so sánh luân chuyển ” để ghi chép số lượng và giá trị của hàng tồn dư xuất nhập tồn của từng thứ vật tư, thành phẩm, sản phẩm & hàng hóa, công cụ, dung cụ trong từng kho và chỉ ghi một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp số liệu của những chứng từ phát sinh trong tháng. Mỗi thứ vật tư được ghi 1 dòng trên sổ so sánh luân chuyển, khi nhận chứng từ kế toán viên cũng thực thi kiểm tra chứng từ về tính hài hòa và hợp lý, hợp lệ .
Số lượng và giá trị của hàng tồn dư ghi trên sổ so sánh luân chuyển được dùng để so sánh với số lượng trên những thẻ kho và với giá trị trên sổ kế toán tổng hợp .
Phương pháp này đã hạn chế được một phần khối lượng ghi chép nhưng việc làm được dồn vào cuối tháng nên số liệu báo cáo giải trình chậm .
4.3 Phương pháp sổ số dư
Phương pháp sổ số dư là một bước nâng cấp cải tiến cơ bản trong việc tổ chức triển khai hạch toán cụ thể hàng tồn dư. Đặc điểm điển hình nổi bật của chiêu thức này là phối hợp ngặt nghèo việc hạch toán nhiệm vụ của thủ kho với việc ghi chép của phòng kế toán và trên cơ sở tích hợp đó ở kho chỉ hạch toán về số lượng và ở phòng kế toán chỉ hạch toán về giá trị của vật tư, công cụ dụng cụ, thành phẩm, sản phẩm & hàng hóa xóa bỏ được ghi chép trùng lắp giữa kho và phòng kế toán, tạo điều kiện kèm theo triển khai kiểm tra tiếp tục và có mạng lưới hệ thống của kế toán so với thủ kho, bảo vệ số liệu kế toán đúng chuẩn kịp thời .
Tại kho: Hàng ngày hoặc định kỳ 3 -5 ngày sau khi ghi thẻ xong, thủ kho phải tập hợp toàn bộ các chứng từ nhập xuất kho phát sinh trong ngày hoặc trong kỳ theo từng nhóm vật liệu quy định. Căn cứ vào kết quả phân loại chứng từ của từng loại hàng tồn kho lập phiếu giao nhận chứng từ kê rõ số lượng, số hiệu các chứng từ của từng loại vật liệu, công cụ, dụng cụ, thành phẩm, hàng hóa tồn kho. Phiếu giao nhận chứng từ phải lập riêng cho phiếu nhập kho một bản, phiếu xuất kho một bản. Phiếu này sau khi lập xong được đính kèm với các tập phiếu nhập hoặc phiếu xuất để giao cho kế toán. Ngoài ra cuối tháng thủ kho còn phải căn cứ vào các thẻ kho đã được kế toán kiểm tra, ghi số lượng hàng tồn kho tồn kho cuối tháng để ghi vào sổ số dư. Sổ số dư kế toán mở cho từng kho, dùng cho cả năm và giao cho thủ kho trước ngày cuối tháng. Trong sổ số dư các danh điểm được in sẵn, sắp xếp theo thứ tự trong từng nhóm và loại hàng tồn kho. Ghi sổ số dư xong thủ kho chuyển giao cho phòng kế toán để kiểm tra và tính thàn tiền. Nhân viên kế toán phụ trách kho nào phải thường xuyên xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép của thủ kho, nhận chứng từ và ký vào thẻ kho và phiếu giao nhận chứng từ.
Sơ đồ kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ số dư
Tại phòng kế toán: Hàng ngày hoặc định kỳ kế toán nhận chứng từ và kiểm tra việc ghi chép của thủ kho. Khi chứng từ về phòng kế toán nhân viên kế toán hoàn chỉnh chứng từ sau đó tổng hợp giá trị hàng tồn kho nhập xuất kho theo từng thứ vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa, thành phẩm ghi vào phiếu giao nhận chứng từ để từ đó ghi vào bảng kê lũy kế nhập xuất tồn kho hàng tồn kho, bảng này được mở cho từng kho. Cuối tháng kế toán tổng hợp toàn bộ giá trị hàng tồn kho nhập xuất kho trong tháng theo từng thứ vật liệu, công cụ, dụng cụ, hang hóa, thành phẩm ở bảng kê lũy kế nhập xuất tồn vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa, thành phẩm để ghi vào bảng tổng hợp nhập xuất tồn. Số tồn kho cuối tháng trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn được dùng để tiến hành đối chiếu số dư bằng tiền trên sổ số dư. Để phục vụ cho công việc đối chiếu này cuối tháng khi nhận được sổ số dư, kế toán căn cứ vào số lượng vật liệu ghi trên sổ để tính thành tiền. Như vậy số dư trên sổ số dư phải bằng với số dư trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho hàng tồn kho. Ngoài ra số liệu trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn còn được dùng để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp.
Phương pháp này có ưu điểm là giảm bớt được khối lượng ghi chép, tránh trùng lắp và việc làm được dải đều trong tháng đồng thời kiểm tra được liên tục tình hình ghi chép của thủ kho. Tuy nhiên nếu muốn biết được số liệu về mặt số lượng thì phải xem tài liệu của kho .
Trên đây là chi tiết nghiệp vụ kế toán kho cần nắm vững để hoàn thành tốt công việc của mình. Nếu có câu hỏi hay thắc mắc hãy liên hệ với kế toán Việt Hưng để được tư vấn và hỗ trợ các bạn nhé. Chúc các bạn thành công!
Source: https://taimienphi.club
Category: Chưa phân loại