1. Xóa bỏ các mục trùng lặp trong một dải ô
Xóa bỏ các mục trùng lặp từ một lượng lớn dữ liệu để đảm bảo chỉ có một bộ dữ liệu được hiển thị. Để xóa bỏ các giá trị trùng lặp, hãy chọn bất kỳ cột hay dòng nào có khả năng chứa dữ liệu trùng lặp. Sau khi đã chọn, bạn hãy nhấn tab Data, rồi chọn Remove Duplicates trong khung Data Tools.
2. Chuyển dòng thành cột
Chuyển đổi tập dữ liệu từ dòng sang cột một cách dễ dàng bằng tính năng chuyển vị. Để thực hiện, bạn chỉ cần bôi đen dải dữ liệu muốn chuyển đổi, rồi nhấn chuột phải vào vùng đã chọn và nhấn Copy. Sau khi đã sao chép vùng chọn, bạn hãy lựa chọn điểm đến của dữ liệu và nhấn chuột phải vào ô đó. Trong menu chuột phải, chọn Paste Special, rồi Transpose phía dưới cùng trong cửa sổ.
3. Chuyển đổi giữa hai tập tin Excel đang mở
Để nhanh chóng di chuyển giữa hai tập tin Excel đang mở, hãy nhấn CTRL+Tab.
4. Sắp xếp dữ liệu trong cột hay dòng theo thứ tự bảng chữ cái
Sắp xếp dữ liệu trong cột và dòng theo bảng chữ cái bằng cách bôi đen vùng chọn, nhấn chuột phải tại đó, rồi chọn Sort. Khi cửa sổ xuất hiện, bạn hãy chọn Sort A to Z (Sắp xếp từ A đến Z) hay Sort Z to A (Sắp xếp từ Z đến A).
5. Cố định các ô
Khóa các ô tại vị trí trong khi cuộn chuột bằng cách “đóng băng” nội dung của chúng. Để thực hiện, chỉ cần chọn tab View rồi nhấn Freeze Panes. Bạn có thể lựa chọn cố định dải ô tùy chỉnh (Freeze Panes), hay đơn giản là cố định dòng đầu tiên (Freeze Top Row) hay cột đầu tiên (Freeze First Column).
6. Gói gọn văn bản trong ô
Ngăn các văn bản dài tràn sang các ô khác bằng tính năng Wrap Text. Để thực hiện, bạn hãy chọn tab Home rồi nhấn Wrap Text trong các tùy chọn sẵn có.
7. Sử dụng tính năng điền tự động trong Excel
Nếu dữ liệu bạn đang nhập vào các ô tuân theo một quy luật rõ ràng (chẳng hạn như một dãy số hay ngày tháng) thì Excel có thể tự động điền nội dung để tiết kiệm thời gian và công sức. Để thực hiện, bạn chỉ cần chọn một dải thông tin rồi đưa chuột về góc dưới bên phải của vùng chọn và chờ dấu + xuất hiện. Khi đã thấy dấu +, hãy kéo con trỏ về phía bạn muốn dữ liệu được điền tự động.
8. Tạo macro để tiết kiệm thời gian thực hiện các quy trình lặp lại
Tạo các macro hữu ích để tự động hóa các hoạt động lặp đi lặp lại nhằm tiết kiệm thời gian và công sức. Để thực hiện, bạn hãy chọn tab Developer rồi nhấn Record Macro. Tiếp tục thực hiện các thao tác mà bạn muốn tự động hóa rồi nhấn Stop Recording để lưu macro.
9. Xuống dòng trong ô
Để xuống dòng trong bất kỳ ô nào, bạn chỉ cần nhấn Alt+Enter.
10. Thêm nhiều cột hoặc dòng
Bôi đen các dòng hay cột nơi bạn muốn chèn các ô mới rồi nhấn chuột phải vào vùng đã chọn. Nhấn Insert và các ô trống mới sẽ xuất hiện giữa các bộ dữ liệu trước đó.
11. Sử dụng phím tắt
Sử dụng các phím tắt nhanh và đơn giản để tiết kiệm thời gian và công sức. Dùng CTRL+C để sao chép, CTRL+V để dán và CTRL+A để chọn toàn bộ dữ liệu.
12. Tìm và thay thế dữ liệu
Thay thế bất kỳ dữ liệu nào bằng một giá trị được chỉ định khác. Để thực hiện, bạn hãy chọn tab Home rồi nhấn Find & Select phía bên phải thanh công cụ. Khi menu thả xuống xuất hiện, hãy nhấn Replace và điền rõ vào ô trống những thuật ngữ mà bạn muốn tìm và thay thế.
13. Mở rộng thanh công thức
Mở rộng thanh công thức để có cái nhìn rõ hơn về nội dung hay các công thức đã nhập. Bạn chỉ cần nhấn mũi tên chỉ xuống dưới nằm ngoài cùng bên phải của thanh công thức để mở rộng kích thước.
14. Ẩn một số dòng nhất định
Để ẩn một dòng nào đó nhằm cải thiện tầm nhìn, bạn chỉ cần chọn dòng muốn ẩn rồi nhấn chuột phải vào đó. Khi menu thả xuống xuất hiện, hãy nhấn Hide.
15. Thu gọn ruy-băng thanh công cụ
Để thu gọn ruy-băng thanh công cụ nhằm giải phóng không gian để quan sát các ô dữ liệu, hãy nhấn CTRL+F1. Tùy chọn này sẽ giúp ẩn ruy-băng và hiển thị thêm ô dữ liệu. Nhấn vào một tab bất kỳ để hiển thị lại ruy-băng thanh công cụ và chọn biểu tượng ghim ở góc dưới bên phải để ghim lại ruy-băng trên màn hình.
16. Bảo vệ và mã hóa các tập tin
Giữ tính riêng tư và cá nhân cho bất kỳ dữ liệu nào bằng cách bảo vệ và mã hóa các bảng tính Excel. Để thực hiện, bạn hãy chọn tab Review rồi nhấn Protect Sheet phía bên phải thanh công cụ. Xác định những phần mà bạn muốn bảo vệ rồi tạo mật khẩu và nhấn OK.
17. Tách dữ liệu vào các ô khác nhau
Tách các chỉ số dữ liệu khác nhau từ cùng một cột để giúp xác định và phân tích các thành phần quan trọng được tốt hơn. Để tách dữ liệu, bạn hãy nhấn tab Data rồi chọn Text to Columns. Khi hộp thoại xuất hiện, bạn có thể chỉ định vị trí của các điểm phân tách chính.
18. Chọn toàn bộ dòng
Để chọn toàn bộ một dòng dữ liệu, bạn chỉ cần chọn một ô bất kỳ trong dòng đó rồi nhấn Shift+Spacebar.
19. Sử dụng định dạng chung cho nhiều ô
Chuyển định dạng của một ô bất kỳ sang ô khác với tính năng Format Painter. Để sao chép định dạng, bạn hãy chọn ô bất kỳ có định dạng mong muốn rồi chọn tab Home. Trong Home, nhấn Format Painter, rồi chọn tiếp các ô mà bạn muốn thay đổi định dạng.
20. Thêm tiêu đề trang và chân trang
Thêm tiêu đề trang và chân trang để tăng độ rõ ràng của trang tính khi in tài liệu. Để thêm tiêu đề trang, bạn chỉ cần nhấn tab Insert rồi chọn Header & Footer trong ô Text trên thanh công cụ.
Source: https://taimienphi.club
Category: Chưa phân loại